O Excel é uma das ferramentas de gestão mais importantes do mundo. Sabendo que na gestão fazemos muitos controles, é inevitável, em alguns momentos, fazer o processo de Soma. Dessa forma, algumas pessoas que estão começando a utilizar a ferramenta se perguntam: como somar no Excel? É sobre isso que esse artigo tratará.
Basicamente, são várias as possíveis formas de como somar no Excel. Podemos utilizar a função SOMA, podemos utilizar o sinal de +, podemos apenas selecionar os valores e podemos utilizar o atalho Alt + =. Todos eles serão abordados nessa aula.
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A função SOMA para somar no Excel
De antemão, utilizaremos nesse artigo um exemplo. Você verá na Figura 1 um clássico orçamento doméstico: na coluna A estão os nomes dos tipos de gasto de uma determinada família, enquanto na coluna B estão os valores efetivamente gastos em um determinado mês. Nós queremos saber qual o valor total gasto pela família naquele mês. Dessa forma, é inevitável fazer um processo de soma. Assim, qual seria a soma dos valores de R$850,00 (célula B2) até R$120,00 (célula B8)?
Há uma função específica para fazer a soma de valores no Excel. Trata-se da função SOMA. Sua sintaxe é =SOMA(valores), onde os valores que somaremos estarão dentro dos parênteses, separados por ponto-e-vírgula (;).
Sendo assim, como utilizar a função SOMA para realizar a soma dos valores que estão de B2 até B8?
O processo é possível ser realizado de duas formas:
Forma 1: incluiremos os valores separados por ;
Para este caso, a nossa função seria =SOMA(B2;B3;B4;B5;B6;B7;B8). Em outras palavras, pedimos para que a função SOMA some todos os valores que estão dentro dela, separados por ponto-e-vírgula. Em resumo, ela substituirá cada célula pelo número que está em cada uma delas e fará a soma.
De mesma forma, o processo pode ser adotado por números. Por exemplo, na célula B8 o conteúdo é R$120,00. Sendo assim, teremos o mesmo resultado em =SOMA(B2;B3;B4;B5;B6;B7;B8) e =SOMA(B2;B3;B4;B5;B6;B7;120). Em outras palavras, tanto faz se utilizamos números ou células que contêm números. O Excel substituirá o conteúdo da célula pelo número que está nela e fará o processo de soma.
Forma 2: incluiremos os valores via intervalos
Do mesmo modo que o anterior, é possível incluir intervalos inteiros e não apenas as células. Todas as vezes que tivermos células adjacentes, compondo um intervalo, é possível utilizar esse método. Note que as células de B2 até B8 formam um intervalo. No Excel, a nomenclatura de um intervalo é B2:B8 (a célula da extremidade superior esquerda do intervalo, dois pontos e a célula da extremidade inferior direita). Quando o Excel “lê” isso, ele entende que esse intervalo delimita todas as células que vão de B2 até B8.
Sendo assim, é possível fazer uma versão resumida da fórmula. A versão vista anteriormente – =SOMA(B2;B3;B4;B5;B6;B7;B8) – passa a ser =SOMA(B2:B8). Ela é efetiva pois o Excel pega o intervalo que vai de B2 até B8 e faz o processo de soma.
Adicionalmente, você ainda pode fazer um mix: incluir vários intervalos, separados por ponto-e-vírgula. Dessa forma, teríamos o mesmo resultado de aplicássemos, por exemplo, a função =SOMA(B2:B5;B6:B7;B8). Nesse caso, temos dois intervalos (B2 até B5, B6 até B7) e uma célula individual (B8). O Excel sempre transformará todas as células da fórmula em números e fará a soma.
Por fim, a figura 2 mostra o resultado da soma em uma célula. Conforme visto, o resultado é R$2.070,00.
Como somar no Excel utilizando +
Inicialmente, é importante detalhar algo: toda vez que formos fazer uma operação matemática ou incluir uma fórmula do Excel, devemos iniciar a digitação pelo sinal de =. Com isso, o Excel detecta que se trata de uma operação e não de um texto. Sendo assim, mais uma vez começaremos o processo digitando o sinal de =.
É possível realizar soma no Excel por meio do sinal de +. Nesse caso, o Excel funcionaria como uma calculadora. Dessa forma, caso você entre em uma célula com =5+3 e dê Enter, o Excel mostrará 8. Você entende o motivo? Isso se dá porque você fez uma operação de soma, digitando = e depois a operação matemática envolvida.
Em contrapartida, digitar 5+3 na célula não traz nenhum resultado e sim apenas esse texto (pois o Excel entende que não é uma operação matemática), enquanto digitar =5+3 traz o resultado de 8 (visto que o Excel entende que é uma operação matemática).
Expandindo a visão para células
Da mesma forma que fizemos o exemplo com números, podemos também fazer o processo com células. Sendo assim, sinalizar =B2+B3 traria o resultado de R$1.450,00, no nosso exemplo. Isso porque B2 é 850,00 e B3 é 600,00, e dessa forma a soma dos dois números é 1.450,00.
Ou seja, podemos utilizar o sinal de = para fazer pequenas somas no Excel. No entanto, minha sugestão é que esse método seja utilizado para cálculos rápidos e de pequenas consultas. Digo isso pois não é trivial fazer uma soma longa utilizando o sinal de +. Para esse caso, é mais fácil utilizar a função SOMA.
Por exemplo, no nosso caso da Figura 1, teríamos a incrível função =B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8 para trazer o mesmo resultado de =SOMA(B2:B8). Isso reforça que para pequenas somas é válido utilizar o sinal de +, enquanto para maior quantidade de argumentos é mais válido utilizar a função SOMA. A figura 3 demonstra esse exemplo de como somar no Excel.
Como somar no Excel apenas selecionando os valores
Eventualmente, a soma do Excel que queremos fazer se limita apenas à uma consulta rápida. Em outras palavras, não queremos deixar a soma registrada em alguma célula e sim apenas consultar os valores, rapidamente. Isso costumeiramente ocorre quando nosso Gestor ou alguém próximo faz uma pergunta que deve ser respondida de forma rápida. Então, para esses casos, como fazer para consultar rapidamente a soma de um intervalo, sem utilizar fórmulas e funções?
O Excel contém uma barra inferior onde ficam algumas informações importantes, escolhidas pelo usuário. Uma das informações que vem por padrão é a informação de soma.
Dessa forma, nós podemos saber a soma de alguns números que estão na planilha apenas selecionando o intervalo onde eles estão. Isso pode ser feito de duas formas, mostradas abaixo.
Selecionando um intervalo no Excel
- Você pode selecionar o intervalo com o mouse, clicando com o botão esquerdo na célula superior esquerda do intervalo e, sem soltar o clique, arrastar até a célula inferior direita, agora sim soltando o mouse. Ou;
- É possível selecionar o intervalo via teclado, indo na célula superior esquerda do intervalo, apertar Ctrl+Shift+setinha para baixo e depois Ctrl+Shift+setinha para direita. O sinal de + entre as teclas significa que você apertará todas ao mesmo tempo (ou segurará Ctrl e Shift e depois dará um toque nas setinhas).
Feito isso, o intervalo será somado e você pode verificar o seu valor na barra inferior do Excel, conforme indicado pela figura 4.
Caso a sua barra inferior não tenha a soma cadastrada, precisamos incluí-la. Para tal, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a barra e marcar o campo de Soma, conforme mostrado na figura 5. Adicionalmente, note que é possível incluir várias outras informações nessa barra, como por exemplo contagem de valores e valor máximo. Marcando essas opções, o Excel sempre te trará estes dados em relação ao intervalo selecionado ativo.
O atalho Alt + =
Algumas vezes, digitar =SOMA() pode levar um tempo. Ainda mais no caso de você ser um usuário rápido no Excel e que, no seu caso, qualquer demora pode impactar.
Pensando nisso, há um atalho que pode te ajudar bastante. Trata-se do atalho Alt + =. Em outras palavras, você segura a tecla Alt (geralmente com o polegar da mão esquerda) e dá um toque no = (com o indicador da mão direita). O + em Alt + = é apenas para simbolizar que as teclas devem ser pressionadas ao mesmo tempo.
Quando faz isso, o seu Excel marca na célula ativa o texto =SOMA(), posicionando o cursor entre os parênteses. Com isso, basta deslocar as setas de direção e selecionar o intervalo que a fórmula já estará pronta.
Particularmente, em alguns casos a função SOMA já vem preenchida. São casos onde há um intervalo a somar acima ou à esquerda da célula ativa.
No nosso exemplo, caso apertarmos Alt + = na célula B9 teremos a função =SOMA(B2:B8), pois ele incluirá a função SOMA e como há um intervalo acima da célula ativa, ele incluirá também o intervalo a somar.
No entanto, caso apertemos Alt + = na célula C11, teremos apenas =SOMA(), pois nenhum intervalo acima ou à esquerda foi detectado. De qualquer forma, já é um avanço que facilita bastante o trabalho do Excel.
A figura 6 representa esse processo.
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Enfim, hoje aprendemos algumas formas de fazer a soma no Excel. É fundamental que você pratique e treine, muitas vezes criando seus próprios desafios com problemas da vida real, para que se acostume com as ferramentas.
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