Primeiramente, é importante destacarmos que a validação de dados no Excel é uma valiosa ferramenta. Ela serve para limitar o que uma dada célula pode receber, e isso atinge desde um conjunto de números até elementos de uma lista, por exemplo.
É daí que vem o nome de validação de dados: de certa forma nós validamos os dados que uma célula pode receber, indicando um erro do Excel caso isso não seja seguido.
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A importância de fazer uma validação de dados
Validação de dados é útil em Excel, sobretudo quando lidamos com planilhas profissionais que serão utilizadas por outros usuários.
Ao travar o conteúdo que uma célula pode receber, você garante que:
- o usuário não usará a planilha de forma errada
- erros de cálculo ou fórmulas diminuam, visto que limitará a possibilidade de colocar o que o usuário quiser (colocar texto em uma célula que fará uma operação com número, por exemplo)
- a planilha fique mais bonita
Tendo em vista estes pontos, é de importante relevância o conhecimento de validação de dados para os profissionais de Excel.
Exemplo: validação de dados com data
Antes de mais nada, vamos supor que você está fazendo uma planilha e um dos campos de entrada, a célula C4, deve receber apenas datas, estritamente do mês de Maio de 2021. Em outras palavras, quando o usuário entra nessa célula com uma data que pertença a Maio de 2021 o Excel “aceita”, caso contrário, o Excel aponta erro.
Como é possível fazer isso via validação de dados?
Para tal, vá até a célula C4 e entre em Dados > Ferramentas de Dados > Validação de Dados, conforme figura 1.
Posteriormente, na janela que vai se abrir, selecione a aba “Configurações” e na caixinha de “Permitir”, selecione a opção Data. Então, algumas novas caixinhas vão se abrir.
Nesse caso nós devemos aceitar apenas datas que sejam do mês de Maio de 2021. Em outras palavras, esse critério é atendido quando selecionamos qualquer data entre 01/05/2021 e 31/05/2021, incluindo estes extremos.
Para obter isso, você deve incluir em data de início a data 01/05/2021 e em data de término a data 31/05/2021. Caso essas datas extremas estejam em células, basta clicar na “setinha para cima”, sinalizada, e escolher as células. O detalhe dessa tela ao fim do processo está na figura 2.
Validação de Dados com data: testando o processo
Por fim, com o processo feito, é o momento de testar. Devemos, após as etapas realizadas, incluir valores na célula C4, onde está a nossa validação de dados.
Por exemplo, se você digita na célula o valor 12/05/2021 e dá Enter, não há problemas. A célula recebe o valor e “aceita”, passando para a célula seguinte. Veja na figura 3.
No entanto, caso você insira a data 18/10/2019 e dê enter, notamos de imediato uma mensagem de erro do Excel, sinalizando que as restrições da célula não permitem a entrada desse valor. Isso se dá pela validação de dados que você incluiu. A figura 4 mostra essa mensagem de erro.
Do mesmo modo que fizemos a validação de dados com data, saiba que é possível fazer com vários outros tipos de critérios: número inteiro, hora, comprimento do texto, etc… Basta selecionar um destes campos no processo explicado na Figura 1.
Validação de Dados via Lista Suspensa
Além disso, uma forma bastante conhecida de fazer validação de dados é por meio de Lista Suspensa. Neste caso, a nossa validação de dados permitirá que a célula receba apenas valores que estão em uma determinada lista.
Dessa forma, como o Excel conhecerá de antemão todos os exatos valores que a célula pode receber (visto que eles estão em uma lista), ele criará uma lista suspensa na célula. Em outras palavras, a lista suspensa é aquela setinha que fica na célula, que quando clicada nos permite selecionar as diversas opções cadastradas previamente. Um exemplo de lista suspensa está na figura 5.
A título ilustrativo, vamos supor que em uma célula você queira deixar quatro opções: Porto Alegre, Salvador, Manaus e Goiânia, que são quatro cidades que contêm as lojas da empresa que você trabalha. De modo a facilitar o trabalho do usuário, você quer criar uma lista suspensa para que ele selecione apenas uma das lojas.
Para isso, você vai em Dados > Ferramentas de Dados > Validação de Dados, escolhe a opção Lista e em Fonte seleciona o intervalo na planilha onde estão as informações. A figura 6 ilustra esse procedimento.
Lista Suspensa em Vídeo
No entanto, essa não é a única forma de fazer lista suspensa no Excel. No nosso YouTube temos um vídeo que ensina três formas de fazer o uso dessa ferramenta. Confira o conteúdo logo abaixo! Não se esqueça de nos seguir por lá para sempre receber conteúdo!
Mensagens de erro
Conforme visto anteriormente na figura 4, quando você tenta entrar com um dado não permitido em uma célula que tem validação de dados, uma mensagem de erro ocorre. O que você pode não saber é que essa mensagem de erro é totalmente editável.
Para editar a mensagem de erro de uma validação de dados, siga os passos:
- Com a célula que contém a validação de dados já selecionada, vá em Dados > Ferramentas de Dados > Validação de Dados
- Clique na aba Alerta de erro
- Você pode selecionar o ícone do erro (“Estilo”), o Título (mensagem superior na caixa que se abrirá) e Mensagem de Erro (mensagem inferior na caixa que se abrirá)
A figura 7 ilustra o preenchimento dos campos citados e também a mensagem de erro quando exibida.
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Por fim, o fim!
Assim, encerramos o nosso artigo! Hoje você aprendeu sobre a validação de dados, importante ferramenta do Excel!
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