A cada dia a ideia do nosso blog é criar conteúdo para ensinar Excel de verdade. Quanto mais você souber Excel e quanto mais você dominar suas ferramentas, mais pronto você estará para os obstáculos do dia-a-dia. E para dar passos relevantes rumo à essa direção, é preciso conhecer as funções mais importantes.
No artigo de hoje, conheceremos duas fórmulas fundamentais: a função MÁXIMO e a função ÍNDICE (que não se consegue desgrudar da sua amiga, a função CORRESP).
O exemplo
Suponhamos que nós temos uma tabela com o nome de todos os vendedores da nossa empresa e o valor de vendas que cada um deles tiveram durante um mês. Nosso objetivo é encontrar qual foi o melhor valor de vendas e quem foi o vendedor que atingiu essa marca.
A figura 1 traz a tabela que será utilizada no exemplo.
Note na figura 1 que também incluímos duas células para buscar o valor máximo do intervalo e quem foi (ou seja, qual o vendedor).
Entendido o conceito, vamos avante. Mãos à obra!!
A função MÁXIMO
A função MÁXIMO serve para, como a própria intuição indica, trazer o valor MÁXIMO de uma série de dados. Ela funciona com tanto para números (onde =MÁXIMO(1;2;4) aponta para o valor máximo entre os três valores, que é 4), quanto para células (onde =MÁXIMO(Plan2!A1:A5) aponta para o valor máximo entre os valores que estão nas células de A1 a A5 da Plan2).
Dessa forma, caso queiramos descobrir qual vendedor teve a melhor performance de vendas (ou “qual vendedor tem o MÁXIMO valor de vendas”), utilizamos a função MÁXIMO no intervalo onde estão os valores de vendas. Note pela figura 1 que o intervalo vai de B2 até B9.
Sendo assim, na célula F2 (reservada para o valor máximo da série), incluiremos: =MÁXIMO(B2:B9), encontrando como resposta o valor de 19.000 (de fato, o maior valor da série). A figura 2 traz essa resposta.
Aproveitando que aqui estamos, temos mais algumas funções que, caso ainda não conhece, vale aprender:
- A função MÍNIMO: faz exatamente o inverso que faz a função MÁXIMO. Essa função é responsável por trazer o valor MÍNIMO de uma série. Se aplicássemos esta função no nosso intervalo estudado, teríamos como retorno o valor de 3.500. A fórmula seria: =MÍNIMO(B2:B9)
- A função MAIOR: essa é uma função um pouco mais abrangente que a função MÁXIMO. Enquanto a MÁXIMO traz apenas o valor máximo, a MAIOR consegue nos trazer qual é o valor MAIOR ocupando uma determinada posição. Ou seja, é possível saber não só o MÁXIMO (que ocupa a posição 1), como também quem ocupa a posição 2, 5, etc… Um exemplo: qual o segundo maior valor do nosso estudo? Para isso, basta utilizar a fórmula =MAIOR(B2:B9;2) para ter como resultado 15.000
- A função MENOR: de forma análoga, temos a função MENOR como uma função mais completa que a MÍNIMO. Podemos saber não só o MÍNIMO (que ocupa a posição 1), como também quem ocupa a posição 2, 3, etc… Um exemplo: qual o terceiro menor valor do nosso estudo? Para isso, basta utilizar a fórmula =MENOR(B2:B9;3) para ter como resultado 8.000
Simples, não?
Essas funções, por mais simples que sejam, são muito utilizadas no dia-a-dia.
Avançando: encontrando o vendedor
Até agora já encontramos qual o maior valor de vendas (no caso, 19.000). Mas como fazemos para saber quem foi o responsável por essa performance? Usaremos a dupla CORRESP e ÍNDICE.
O primeiro passo é encontrar onde está o maior valor encontrado. Para isso, utilizaremos a função CORRESP da forma abaixo:
=CORRESP(F2;B2:B9;0)
Isso significa (conforme pode ser visto na referência da Figura 1):
- F2: é a célula que traz o valor máximo já guardado
- B2:B9: intervalo onde o valor será pesquisado
- 0: tipo da procura (no caso, procura “exata”)
A fórmula CORRESP nos traz como retorno o número 6. Isso significa que, dada a matriz determinada pelo intervalo de B2 até B9, o número 19.000 (célula F2) está na posição número 6. De fato: se acompanhar na figura 1, o valor de 19.000 está na posição número 6 se partirmos de B2.
Feito isso, precisamos encontrar qual é o nome relacionado a esta posição. Para isso utilizaremos a função ÍNDICE.
A função ÍNDICE serve para trazer a célula de uma determinada linha e coluna de dentro de uma matriz. Para obter a informação, precisamos informar qual é a matriz e qual a linha e coluna que queremos trazer.
Para resolver este ponto, utilizaremos a fórmula:
=ÍNDICE(A2:A9;CORRESP(F2;B2:B9;0);1)
Onde:
- A2:A9: representa a matriz com os nomes dos vendedores
- CORRESP(F2;B2:B9;0): representa a linha que será buscada dentro da matriz A2:A9 (já vimos que este valor é igual a 6, logo, teremos como retorno a sexta linha)
- 1: representa a coluna que será buscada dentro da matriz A2:A9. Como temos uma coluna apenas, colocamos coluna 1 aqui. Caso contrário, poderíamos colocar qualquer coluna, de 1 até o total de colunas
A figura 3 ilustra essa fórmula.
Avaliação da dupla ÍNDICE e CORRESP
Este é um exemplo com um enorme potencial.
A função ÍNDICE pode ser utilizada para diversas frentes. Basta informarmos uma tabela e qual é a linha e coluna que queremos trazer dela.
No caso deste exemplo, utilizamos um CORRESP para nos informar em qual linha determinada informação está. Em um outro exemplo, poderíamos usar um outro CORRESP para nos informar em qual coluna essa informação está (mas como temos apenas uma coluna, colocamos diretamente o valor de 1).
O uso da dupla ÍNDICE e CORRESP permite várias análises mais inteligentes no Excel, como por exemplo um “PROCV ao contrário”. Todos sabem que o PROCV olha apenas para “frente”: a coluna que terá a resposta deve estar “à frente” que contém o valor a ser procurado. Com ÍNDICE e CORRESP é possível a pesquisa “para trás”. Basta encontrarmos qual a posição do termo via CORRESP e com a função ÍNDICE buscar exatamente essa linha em qualquer coluna que desejarmos.
Todas as funções explicadas no artigo de hoje são funções com relevante potencial e usadas quase que todos os dias na vida do pessoal que usa Excel. Aprendê-las faz parte do caminho do crescimento do profissional em Excel.
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Assim, encerramos o nosso artigo! Hoje você aprendeu sobre como utilizar as funções MÁXIMO e MÍNIMO com ÍNDICE e CORRESP!
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